PARA QUE SIRVE

PARA QUE SIRVE MICROSOFT OFFICE EXCEL

Excel es un programa diseñado por la empresa Microsoft, destinado a la creación, modificación y manejo de hojas de cálculo. Se trata de un programa diseñado para trabajos de oficina, en especial en lo tocante al ámbito de la administración y contaduría, aunque gracias a la gran gama de funciones y herramientas que posee, es útil para muchos otros campos, como la creación de ciertas bases de datos, y demás.

Se trata de un programa que cuenta con funciones para el procesamiento de texto y diversas herramientas matemáticas y de gráficas, para trabajos de contaduría y administración, con los que se pueden llevar a cabo registros detallados de diversas informaciones, en una forma ordenada gracias al sistema de casillas con que cuenta.

Este programa posee como antecedente directo, a las hojas de cálculo de nombre Multiplan, en la década de los años 80s, surgiendo varias versiones que fueron evolucionando hasta la actualidad, agregando nuevas herramientas y capacidades que permiten realizar el trabajo de forma más eficiente. El nombre de Excel se utilizó tanto para las versiones para sistemas Macintosh y Windows simultáneamente, pero por problemas de derechos de autor, en el año de 1993, este programa cambió su nombre, especificándolo de esta manera “Microsoft Excel”, aunque actualmente por ser la hoja de cálculo más extendida entre los usuarios, se le denomina simplemente como Excel.

Hoja de cálculo de excel

Las versiones de este programa (ya con el nombre Excel), iniciaron en 1987 con Excel 2.0, pasando por diversas versiones mejoradas hasta la actualidad.

Posee una gran gama de herramientas que facilitan la creación y modificación de las hojas de cálculo, haciendo el trabajo más eficiente y fácil, es el caso de herramientas como la autosuma, que acorta el tiempo de las operaciones de contaduría, el uso de celdas para la inserción de los datos, permitiendo que estos queden ordenados, herramientas de formato, que permiten alinear los datos, cambiar el tipo de fuente o letra, así como cambiar el color dela misma o el tamaño que esta posean. Además cuenta con una amplia variedad de plantillas preestablecidas, que nos facilitan la realización del trabajo, evitando que hacer todo el trabajo desde “cero”, con lo quese pueden hacer rápidamente facturas, horarios de estudio, clasificaciones de mercancías, etc.

HISTORIA

HISTORIA DE EXCEL

La verdad es que Excel no nació sin competencia. Por el contrario llegó al mundo teniendo dos fuertes competidores que lideraban el mercado de hojas de cálculo que nacieron en 1979 y 1982 respectivamente: Visicalc y Lotus 1, 2, 3.

Visicalc fue la primera aplicación real en lo que a hojas de cálculo se refiere, este software fue creado para Apple II y podía: sumar, dividir, multiplicar, y hasta obtener porcentaje de los resultados, solo podía ser usado con el teclado ya que en la época no se contaba con el ratón, no poseía menú y tenía muy pocas funciones y solo dos colores por el tipo de pantalla que existía en esa época.

Lotus 1-2-3 es un clásico programa desarrollado por la empresa Lotus Development Corporation y fue lanzado oficialmente al mercado en el año 1983, Lotus 1-2-3 fue la primera hoja electrónica en introducir las celdas, rangos y  macros, Con Lotus 1-2-3 es más fácil la utilización de planillas de cálculo y agrega la posibilidad de hacer gráficos y bases de datos. Lotus 1-2-3 es aún uno de los paquetes de aplicaciones más vendido de todos los tiempos.

Excel hace su aparición en el año 1985, aun y cuando Microsoft lanzó al mercado una hoja de cálculo llamada Multiplan en 1982 que fue muy popular en grandes sistemas, pero no pudo superar a Lotus 1-2-3 el cual funcionaba muy bien en computadores personales. Por esta razón Microsoft desarrollo una nueva hoja de cálculo para competir con Lotus 1-2-3: Excel.

En 1985, la primera versión de Excel fue lanzada para ordenadores Apple Macintosh. La primera versión para Windows fue denominada Microsoft Excel 2.0 y se lanzó en 1987. En 1988 Excelsuperó por primera vez  la popularidad de Lotus 1-2-3. No obstante la primera vez que Excel se introdujo en la suite de Office fue en 1993.

DEFINICION

MICROSOFT OFFICE EXCEL

Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados.

Excel, es una hoja de cálculo que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas. yudando en el cálculo de ejercicios aritméticos y siendo de gran utilidad diversas áreas como educación, administración, finanzas, producción, etc.

Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:

1. Hojas de calculo de gran dimension, filas y columnas que forman celdas de trabajo. 

2. Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel esta compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene aproximadamente 65.000 líneas y 256 columnas ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente. 

3. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado. 

4. Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos. 

5. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas. 

6. Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

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VENTAJAS.

VENTAJAS DE MICROSOFT OFFICE EXCEL

Podemos enumerar algunas ventajas que Excel nos proporciona:

Es un programa de fácil manejo y muy potente para la realización de trabajos estadísticos, contables, presupuestos, Aplicaciones en matemática (teoremas, graficando funciones polinómicas, aproximación de raíces irracionales, hipótesis); comparaciones, estadísticas, encuestas, etc.

Almacenamiento de datos. Excel puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos, etc.

Es un programa que permite la realización de cálculos exactos.

Excel puede insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si trabajamos manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si necesitáramos una fila o una columna.

Excel da la posibilidad de presentar los datos de forma estética, usando varios tipos de letra, varios tipos de bordes.

Excel Puede sumar filas y columnas.

Permite una mayor y mejor compatibilidad para trabajar con tablas.

Permite crear y trabajar interactivamente con vistas de tablas dinámicas fácilmente.

Excel Puede crear gráficos para comunicar los análisis en gráficos de aspecto profesional. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un gráfico, Excel dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste. Puede crear gráficos de dos formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de trabajo.

Puede crear fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar los valores de dos celdas, o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con respecto a un conjunto de valores.

Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando las prestaciones de Microsoft Excel, como son la copia, el desplazamiento, la ordenación, la consolidación, la representación gráfica y las tablas dinámicas.

Visualizar tendencias importantes y buscar excepciones en los datos.

La utilización de las casillas del Excel para realizar evaluaciones de una misma función con diferentes valores, es una de las características principales de esta herramienta.

Reducir el tamaño de las hojas de cálculo y mejorar la recuperación de archivos dañados a la vez.

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DESVENTAJAS.

DESVENTAJAS  DE  MICROSOFT OFFICE EXCEL

Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo, que fue desarrollado y se distribuye por Microsoft, y normalmente se utiliza en tareas financieras y contables. A pesar de ser uno de los programas más extendidos para este tipo de funciones, las desventajas de Excel son varias, y sería importante mencionarlas.

Microsoft Excel: también tiene desventajas

• Es un programa de pago que, como muchos de Microsoft, no tiene un precio económico al alcance de todos.
• Solo tiene compatibilidad con Windows y Mac.
• Los archivos ocupan demasiado espacio, aunque los cálculos sean sencillos, lo que le resta eficiencia.
• No es útil para labores especializadas, por lo que es necesario otro tipo de software.
• Es poco seguro, ya que sus documentos pueden ser abiertos y vistos por cualquiera.
• No es una aplicación de la que uno pueda ser autodidacta, sino que en general se necesitan cursos para poder sacarle el partido necesario, y utilizar las características más complejas.
• Algunas personas consideran a los gráficos insuficientes o de mala calidad, otros, echan de menos una ayuda correcta.
• No es útil a nivel doméstico, sí puede serlo a nivel empresarial, pero también depende del tipo de empresa. Probablemente una gran empresa necesite algo más específico.
• Se requiere, por sus necesidades, de un ordenador potente y en buen estado de “salud”.
• Como muchos programas para Windows, suelen presentar errores inesperados que hacen que el programa se cierre de forma abrupta, se pierdan datos irrecuperables, y se tenga que comenzar todo el trabajo de nuevo.
• Las nuevas versiones no brindan grandes cambios o mejoras para los usuarios, que ven el mismo programa una y otra vez, con funciones similares y pequeños retoques, en general, inútiles.
• Es un programa incapaz de manejar fechas anteriores a 1990.
• El 22 de septiembre de 2007 se informó que Excel 2007 mostraba resultados erróneos bajo ciertas condiciones, especialmente para algunas parejas de números en las que el producto sea 65525 (por ejemplo, 850 y 77,1). Microsoft informó en su blog que el problema existe al mostrar seis puntos flotantes específicos entre 65534.99999999995 y 65535, y seis valores entre 65535.99999999995 y 65536 (no incluye los enteros). Cualquier cálculo con alguno de estos números será incorrecto.
• Se debe introducir manualmente cada operación.
• Al guardar una hoja de cálculo de Microsoft Excel en formato de hoja de cálculo XML, muchas características de Excel se conservan, pero otras no. Entre las no conservadas encontramos: las flechas de rastreo de auditoría, las hojas de gráficos, hojas de macros, hojas de diálogo, los gráficos y objetos gráficos, las vistas personalizadas, las capas de objetos de dibujos, los esquemas, no se pueden guardar los archivos protegidos con contraseña, los escenarios, la información de un libro compartido y las categorías de funciones definidas por el usuario.
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BENEFICIOS.

BENEFICIOS DE EXCEL

Los beneficios que nos trae excel son muchos, son muy importantes en el manejo actual de nuestra economia y nuestras esmpresas, en nuestra vida diaria nos encontramos de manera continua con trabajos en excel, talvez no es visible a primera vista pero asi es, lo mas importante es que es facil de usar por cualquier persona, aqui abajo hay una lista de las que las personas consideramos los beneficios mas sobresalientes de excel:

Office Excel 2007 presenta la interfaz de usuario de Office Fluent para ayudarle a encontrar herramientas muy eficaces cuando las necesite

Importar, organizar y explorar conjuntos de datos masivos con hojas de cálculo significativamente ampliadas

Usar el motor de gráficos totalmente rediseñado de Office Excel 2007 para comunicar los análisis en gráficos de aspecto profesional

Disfrutar de mayor y mejor compatibilidad para trabajar con tablas

Crear y trabajar interactivamente con vistas de tablas dinámicas fácilmente

"Ver” tendencias importantes y buscar excepciones en los datos

Office Excel 2007 y Excel Services permiten compartir hojas de cálculo con mayor seguridad

La Ayuda garantiza al usuario y a la organización trabajar con la información empresarial más actual

Reducir el tamaño de las hojas de cálculo y mejorar la recuperación de archivos dañados a la vez.

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COMO ENTRAR A MICROSOFT EXCEL

COMO  ENTRAR  A  MICROSOFT  OFFICE  EXCEL

1° MÉTODO

1. Presione la tecla WINDOWS o haga clic en el botón Inicio de la barra de tareas  que está en la esquina izquierda de la parte inferior de la pantalla.

Se abre el menú de Inicio (Comienzo).

2. Haga clic en Programs.

Se abre un submenú.

3. Haga clic en Office 2003.

Se abre un submenú.

4. Haga clic en Excel.

El programa de Microsoft Excel se abre.

2° MÉTODO

Con un Acceso Directo ubicado en el escritorio.

1. Simplemente se le da doble clic con el mouse y entraremos automáticamente a dicha función

3° MÉTODO

1. En el escritorio se presionan las teclas WINDOWS y R al mismo tiempo.

2. Aparecerá un programa que deice EJECUTAR.

3. Escribimos la palabra EXCEL y damos un ENTER.

4. Aparecerá el programa MICROSOFT EXCEL.

METODOS OPCIONALES

1. Presiona la tecla Windows, (se abrirá el menú inicio).

2.Selecciona el ícono MI PC.

3. Dirígete al disco duro (C).

4.Selecciona Program Files(micorosft office > office 11 o 12 >)

 5. Buscas el ícono de Excel y le das clic.

2| METODO

 1. Con algún comando predeterminado por el usuario.

REFLEXIÓN

¨ Pienso que es importante saber estas  distintas funciones de acceder al programa de Microsoft Excel, ya que no hay que depender solamente de una. Que pasaria si el dia de mañana se nos descompusiera nuestro mouse o el teclado y no supiéramos como ingresar a este programa siendo muy sencillo de acceder.

Aún faltan opciones por saber, pero pienso que estas son las mas importantes para un usuario de nivel medio en cuanto a las aplicaciones y funciones de EXCEL ¨

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